Wenn du das OneCockpit Ticketsystem nutzt, kannst du interne E-Mail Hinweise verwenden. E-Mail Hinweise sind interne Ergänzungen zu einem Ticket (also einer E-Mail). Diese Hinweise sind nur innerhalb OneCockpit intern für dich und die von dir angelegten Benutzer sichtbar.
Du kannst dir selbst einen Hinweis für später speichern oder das Ticket einem Kollegen weiterleiten und ihm eine Info geben oder Frage stellen. Dadurch kann die komplette Kommunikation zu einem Ticket direkt im Ticket durchgeführt werden.
Internen E-Mail Hinweis erstellen
- Öffne das OneCockpit Ticketsystem (Tools – Tickets).
- Klicke auf das Ticket, bei dem du einen internen Hinweis hinterlegen möchtest.
- Klicke auf den Button „Internen Hinweis hinzufügen“.
- Über den Editor kannst du jetzt den Hinweis hinterlegen.
- Klicke auf den Button „Hinweis speichern“.
Tipps zu internen Hinweisen:
- Hinweise haben einen leicht gelben Hintergrund.
- Ticketnachrichten haben einen leicht blauen Hintergrund.
- Beim Erstellen eines internen Hinweises kannst du das Ticket einer anderen Person zuweisen.
- Beim Erstellen eines internen Hinweises kannst du den Status des Tickets ändern.
Internen E-Mail Hinweis bearbeiten
- Klicke auf das Stift-Symbol rechts unten beim internen Hinweis.
- Bearbeite den internen Hinweis.
- Klicke auf „Hinweis aktualisieren“.
Internen E-Mail Hinweis löschen
- Klicke auf das X rechts unten beim internen Hinweis.
- Bestätige das Löschen des internen Hinweises.
Beispiel aus der Praxis
Dein Supportmitarbeiter bearbeitet ein Ticket, kann dieses allerdings nicht beantworten und leitet es dir weiter. Ohne einen Hinweis an dich müsstet ihr euch aufwändig per Telefon oder einer eigenen E-Mail austauschen.
Dein Mitarbeiter kann dir dank der E-Mail Hinweise eine interne Nachricht hinterlassen. Das kann folgendes sein:
- Der Mitarbeiter stellt dir eine Frage, um das Ticket beantworten zu können. Du antwortest darauf mit einem weiteren Hinweis und weist das Ticket wieder dem Supportmitarbeiter zu. Dann kann dein Mitarbeiter das Ticket beantworten.
- Das Ticket ist für dich gedacht und dein Supportmitarbeiter möchte dir noch einen wichtigen Hinweis mit auf den Weg geben.
- Der Supportmitarbeiter hat zu dem Ticket einen internen Hinweis hinterlegt, den er für die Zukunft speichern möchte, damit jeder, der den Ticketverlauf liest, sofort alle Informationen hat.
In all diesen Fällen helfen die internen Hinweise dabei, Zeit zu sparen und Workflows zu verbessern.