Ticketsystem Einrichtung und erste Schritte

Letzte Aktualisierung: 2. Januar 2024

Die Einrichtung des OneCockpit Ticketsystems ist einfach. Führe dazu folgende Schritte der Reihe nach durch:

Wichtige Info:

Wenn du das OneCockpit Ticketsystem verwendest, kannst du kein externes Ticketsystem (HelpScout, Zendesk, Freshdesk, Intercom) mit OneCockpit verbinden.

Das würde auch keinen Sinn ergeben. Die Entscheidung liegt bei dir, ob du unser internes Ticketsystem oder ein eigenes spezielles Ticketsystem verwendest. Unsere Empfehlung ist folgende:

  • Du hast bereits ein Ticketsystem und/oder viel E-Mail Support zu bewältigen? Dann empfehlen wir dir unsere Ticketsystem-Integration (TicketSync+).
  • Du hast noch kein Ticketsystem und/oder nur geringen Supportaufwand? Dann empfehlen wir dir das OneCockpit Ticketsystem.

LastPass Info

Wenn du LastPass verwendest: Je nach deiner Einstellung werden Felder per „Autofill“ automatisch befüllt. Dadurch können Zugangsdaten verändert werden. Wir empfehlen, Autofill für OneCockpit zu deaktivieren. Wie das funktioniert, zeigen wir dir in folgendem Artikel:

LastPass Autofill für OneCockpit deaktivieren deaktivieren

1. OneCockpit Ticketsystem aktivieren

  1. Klicke auf Mein Konto – Einstellungen – E-Mail.
  2. Aktiviere unter „Einstellungen“ das Ticketsystem.

2. E-Mail-Postfach verknüpfen (SMTP-Daten hinterlegen)

In OneCockpit kannst du E-Mails von deiner eigenen E-Mail-Adresse versenden und E-Mails empfangen. Voraussetzung dafür ist es, dass du deine E-Mail SMTP Daten in OneCockpit hinterlegst. In folgendem Artikel zeigen wir dir, wie du die Verbindung herstellen kannst:

E-Mail Postfach mit dem OneCockpit Ticketsystem verbinden

3. Mailbox anlegen

Lege jetzt eine Mailbox für dein Ticketsystem an. Für jede E-Mail Adresse die du im Ticketsystem nutzen möchtest, musst du eine eigene Mailbox anlegen. In folgendem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Mailbox erstellen kannst kannst:

Mailbox für das OneCockpit Ticketsystem erstellen

4. WICHTIG: Beachte folgende Punkte

  1. Versende Test-E-Mails an das Ticketsystem nie von einer E-Mail-Adresse, mit der du oder ein anderer Benutzer in OneCockpit registriert sind. Das erkennt unser System und dementsprechend landen diese E-Mails nicht im Ticketsystem.
  2. E-Mail-Postfächer, die du im OneCockpit Ticketsystem hinterlegst, darfst du NICHT in deinem Postfach öffnen. Das Ticketsystem ruft ausschließlich neue und ungelesene E-Mails von deinem Server ab.

5. Test E-Mails senden und empfangen

Nach der Einrichtung solltest du das Ticketsystem testen, ob du alle Daten korrekt hinterlegt hast.

  • Sende eine E-Mail an die Adresse, die du als Mailbox hinterlegt hast. Je nach Provider kann es ca. 5 Minuten dauern, bis die E-Mail im OneCockpit Ticketsystem dargestellt wird.
  • Erstelle aus dem OneCockpit Ticketsystem eine E-Mail oder antworte auf die Test E-Mail, die du dir geschickt hast.

Wichtig: Verwende für den Test verschiedene E-Mail Adressen und niemals eine Adresse, die du in OneCockpit bei deinem Benutzer oder im Ticketsystem hinterlegt hast.

6. Textbausteine erstellen (optional)

Textbausteine sind Vorlagen, die du in deine E-Mails einfügen kannst. Das spart Zeit und verbessert deine Workflows. Dazu gibt es einen eigenen Hilfeartikel:

Textbausteine effektiv nutzen

7. Tickets (E-Mails) empfangen und senden

Wenn du das Ticketsystem aktiviert  und eine Mailbox eingerichtet hast, werden E-Mails deiner in OneCockpit per SMTP hinterlegten E-Mail-Adresse direkt zu OneCockpit weitergeleitet.

Jede erhaltene E-Mail ist ein neues offenes Ticket. Jedes Ticket kannst du beantworten, zurückstellen, einem anderen Benutzer hinzufügen oder auch einen E-Mail-Hinweis ergänzen.

Das Ticket wird automatisch dem Kunden zugeordnet, falls dieser in OneCockpit existiert. Dein grandioser Vorteil besteht darin, dass du neben jedem Ticket automatisch die Kundendaten (Kundeninfos, Kundenwert, Notizen, etc.) siehst. Das verschafft dir einen enormen Wissensvorteil und du kannst das Ticket schneller und einfacher beantworten.

In folgendem Hilfeartikel erfährst du alles über die Nutzung des OneCockpit Ticketsystems:

Mit dem OneCockpit Ticketsystem arbeiten

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